Под легализацией документов мы понимаем ряд официальных процедур, направленных на придание юридической силы определенному документу на территории принимающего иноязычного государства. Документы подвергаются процедуре легализации, если того требуют его официальные органы. Понятно, что документ, выданный полномочными органами, скажем, Швейцарии, действует лишь на территории самой Швейцарии, и для его полноценного использования в России или США необходима легализация. Стоит учесть, что документы легализуются только в том государстве, в котором они выдавались.
Список органов, которые могут потребовать легализованный документ, довольно обширный: от посольств и загсов до учебных заведений.
Сама процедура легализации заключается в подтверждении подлинности документа или его копии печатями установленного образца, а также подписями полномочных лиц. Легализация проводится согласно четким установленным правилам, исключающим малейшие сомнения по поводу юридической силы и полноценности документа.
Легализация документации может быть консульской или с применением штампа «Апостиль». Апостиль— это специальный штамп принятого образца, подлежащий заполнению. Если апостиль заполнен корректно и полностью, то такой документ может использоваться в иноязычном государстве без ограничений и сомнений по поводу его аутентичности. Однако существует ряд довольно жестких требований к заполнению штампа апостиля.
Для чего проводится консульская легализация
Консульская легализация проводится, когда подлинность документа нужно доказать в органах государственной власти, таких как Министерство иностранных дел или Министерство юстиции. Провести консульскую легализацию можно при посольстве или самом иностранном консульстве. Нередко на легализацию документа уходит немало времени.
В ряде случаев может потребоваться процедура двойной легализации — это означает, что документ необходимо заверить в стране его выдачи и в стране, в которой он будет подаваться. Двойная легализация требует проведения некоторых процедур по согласованию.
Компании, оказывающие услуги по легализации документов
Процесс легализации документов порождает у простых граждан немало вопросов. К счастью, существуют специализированные компании, оказывающие консалтинговые услуги по легализации, услуги по сбору документов, их согласованию с государственными органами, отправлению по нужному адресу владельцу документации, даже если этот адрес заграничный. Услуги же по заверению переводов часто предоставляются самими переводческими агентствами.
На легализацию документов рекомендуется выделять достаточное количество времени, поскольку процесс может оказаться затяжным. При выборе организации, на которую будет возложено оформление документов, можно отталкиваться от личных предпочтений, отзывов других клиентов, профессиональных возможностей организации-исполнителя. Однако перед тем как сделать заказ на легализацию, лучше всего проверить наличие необходимых документов у выбранной организации.
Упрощенная или консульская легализация?
Более сложная консульская легализация может потребоваться тем странам, которые не входят в список стран-членов Евросоюза. Так, апостилированные документы из Украины не принимают на территории Германии. Последняя не желает соглашаться на включение Украины в список стран Гаагской конвенции, и поэтому гражданам Украины перед поездкой в Германию необходимо проводить консульскую легализацию их документов.
Как происходит процедура легализации?
В случаях, когда апостиль не принимается, документ легализуется следующим образом:
- заказчик обращается в Министерство юстиции Российской Федерации для легализации своего документа;
- затем документ легализуется в Министерстве иностранных дел РФ;
- документ проходит этап консульской легализации либо в стране, чьи органы требуют его предоставление, либо в консульстве.
При проведении легализации документа необходимо заверять его копии у нотариуса, оформлять доверенность на того, кто будет проводить легализацию. Иногда штамп или печать на документе требуют дополнительного подтверждения.
Нотариальное заверение документации, ее согласование в министерстве
Нотариальный перевод документов заверяется подписью выполнившего перевод специалиста, штампом и подписью нотариуса, подтверждающего подлинность подписи переводчика.
Подпись нотариуса и правильность заполнения документации подтверждаются в Минюсте. Отделы консульской службы МИД удостоверяют подписи нотариуса. Финальной процедурой легализации является проверка документов в консульстве принимающей стороны. Если это государство является членом Гаагской конвенции, то для придания юридической силы документу на нем достаточно проставить штамп «Апостиль».